Tag-arkiv: Microsoft Office

Zoho Sheet vs. Google Spreadsheet

Hvis ikke man har mod på at installere en hel kontorprogrampakke, eller hvis man gerne vil have en let måde at dele sine regneark på, så er der håb forude. Jeg har kigget lidt nærmere på to af de tjenester, som tilbyder, at man kan redigere og dele sit regneark direkte på nettet Google Spreadsheet & Zoho Sheet.

Google Spreadsheet

Google Spreadsheet er endnu en kandidat fra Google Labs. Google Labs er Googles legeplads, hvor initiativer bliver testet før de ryger i beta-test.
Jeg startede med Google Spreadsheet da de gjorde deres initiativ offentligt. Det synes umiddelbart langsomt på daværende tidspunkt, men jeg gav det også et stort regneark at lege med. Hastigheden er dog blevet væsentligt bedre, og Google skriver jo også, at det er en beta (ligesom alle deres andre spændende initiativer), hvilket gør at de hele tiden prøver at gøre det bedre.

Den altoverskyggende mangel i Google Spreadsheet er at der ikke er grafer. En af styrkerne ved regneark er jo netop at man kan gøre data overskueligt, bl.a. med grafer. Det er dog helt sikkert at det vil komme på et tidspunkt, og dem som er bekendt med f.eks. Google Analytics (en udvidelse til Google Adwords) ved da også at Google kan lave nogle særdeles spændende og fleksible grafer.

Man kan dele regneark man har uploadet med alle dem man kender, men det kræver dog at de har en Google konto. Dette er lidt irriterende, det ville smart om man kunne gøre det offentligt tilgængeligt og give udvalgte få redigeringsrettigheder som man f.eks. kan med Zoho Sheet, mere herom nedenfor. Man kan også chatte med dem som man har givet adgang, hvis de er i gang med regnearket samtidig med én selv. Det er en smart funktion, men også lidt unødvendigt lir.

En smart funktion i Google Spreadsheet er muligheden for at uploade en ny version. Man kan altid hente regneark ned på sin computer, og hvis man ønsker at arbejde lidt med regnearket lokalt på sin egen maskine, så kan man altid uploade det som en ny version af samme regneark. Dette er en smart feature, som Zoho Sheet kunne lære lidt af.

Zoho Sheet

Zoho Sheet er en del af en hel kontorpakke på Zoho (hvilket Google selvfølgelig også snart har, men de markedsfører den ikke som sådan…endnu). Kontorpakken byder dog også på spændede ting, som f.eks. CRM-system og Polls.Jeg stiftede første gang bekendtskab med Zoho Sheet, da jeg synes at Google Spreadsheet var for langsomt. Zoho klarede opgaven Google ikke kunne (Google Calendar var dog også meget langsom i starten). På Zoho fandt jeg nogle ting, som Google kunne lære lidt af.

Grafer var det vigtigste. Ethvert regneark, må som minimum tilbyde brugerne grafer, jeg er sikker på det kommer til Google Spreadsheet, men det burde have været med fra start. Graferne i Zoho Sheet er rimelig ufleksible i selve programmet, men hvis man har lavet nogle avancerede grafer i Excel, så vil Zoho godt kunne fremvise dem.

Zoho Sheet har lavet en lækker detalje med deres grafer, nemlig at man kan udgive dem på sin hjemmeside eller i f.eks. Zoho Writer (som er word pendanten). Når folks så ændrer i data i Zoho Sheet, så ændres det automatisk på hjemmesiden eller i dokumentet. Jeg bruger f.eks. Zoho til mine erfaringsregneark her på siden. Se mere i navigationen over til højre.

Man kan dele ens Zoho Sheet med hvem man vil, hvis man gør sit regneark offentligt. Det gør at alle kan lege med det og hente det, men alle de rettelser de kommer med bliver ikke gemt. Dette er en anden smart feature, som f.eks. gør at folk kan lege med f.eks. prisguiden her på sittet uden at jeg behøver at invitere alle mulige. Igen en fleksibel løsning.

Man kan også vælge at give redigeringsrettigheder til folk, så kan de rette i regnearket på lige fod med én selv. Her skal de dog oprette sig på Zoho Sheets hjemmeside.

Zoho Sheet lover at de i fremtiden vil understøtte Open Office (se eventuelt mit indlæg om Open Office vs. Microsoft Office) fil-format, hvilket er et andet sympatisk træk ved Zoho Sheet.

Zoho Sheet mangler dog den mulighed vi så i Google Spreadsheet, nemlig at man kan uploade en ny version. Det er ikke let, hverken hos Google eller Zoho, at indtaste nye funktioner, det er rart om man kan gøre dette lokalt, og så uploade sit nye regneark.

Konklusion

Begge har de deres mangler og forcer, indtil videre synes Zoho dog milevidt foran Google, men hvis man kender Google, så vil de komme hastigt efter det.

OpenOffice – et godt alternativ til Microsoft Office

Det har altid været dyrt at købe en Kontorpakke fra Microsoft. Office er et glimrende produkt, men man kan få megen af den samme funktionalitet via gratis alternativer.

Jeg vil ikke fortælle meget om Microsofts produkter, da denne guide skal sørge for, at du kan få lignende og i nogle henseender bedre produkter gratis. Fokus vil i særdeleshed være på skriveprogram, regneark og præsentationsprogram, men kunne snildt udvides med betragtninger over mail- og kalenderprogrammer (se eventuelt mine overvejelser over Google Calender og Gmail).

OpenOffice

Open Office har oplevet voldsom vækst de seneste par år. Det har længe været et af Linux-folkets foretrukne kontorprogrammer, men det har også vundet indpas i den brede skare af almindelige Microsoft Windows brugere. Kontorprogrammet fås også til Mac, men jeg ved ikke hvor udbredt det er her.

OpenOffice har målsætningen:

At skabe – i fællesskab – den førende, internationale kontorpakke, som vil køre på alle større platforme og give adgang til al funktionalitet og data gennem API’er og et XML-baseret filformat baseret på åbne komponenter.

I sin essens betyder det, at OpenOffice ønsker at blive store ved at inddrage alle dem, som måtte ønske det, og at OpenOffice gerne vil kunne tale med andre kontorprogrammer. Denne sympatiske målsætning gør, at mange støtter op om det i dets David vs. Goliath kamp mod Microsoft Office.

Skriveprogram

Mange kender Microsofts Word, til sammenligning kaldes OpenOffices skriveprogram Writer. Skriveprogrammet har alle de gængse funktioner man kender fra Word, men det kan nogle flere ting, som word ikke kan. F.eks. kan man eksportere sin fil direkte som en pdf, hvis man kunne ønske sig det. Derved sikrer man sig at næsten alle kan åbne filen. Man kan også gemme sine filer i Open Document Format (ODF) som gør at mange andre, som har tilsluttet sig dette åbne format vil kunne åbne filen, selvom de ikke bruger Writer som skriveprogram. Ydermere foreslår OpenOffice ord når man går i gang med at skrive. Derfor behøves man ikke at skrive hele ordet, men bare klikke enter når man kan se, at OpenOffice foreslår det rigtige.

Regnearkprogram

OpenOffices regneark kaldes Calc, ligesom med skriveprogrammerne, så kan man åbne Microsofts filer, men desværre går det ikke den anden vej. Calc har alle de funktioner og formler som man kender fra Excel, selv makroer kan håndteres i Calc. Hvis man kigger på filstørrelserne, så synes det også tit at OpenOffices regnearksfiler, er væsentligt mindre end Microsofts. Der er dog nogle som mener at OpenOffices makrohåndtering er mere sårbar over for virus end Microsofts, men det har jeg ikke indsigt til at kunne be- eller afkræfte.

Præsentationsprogram

I stedet for PowerPoint og måske Visio fra Microsoft, så kunne man anvende OpenOffices Impress og Draw, historien er den samme som med de foregående. Både Impress og Draw er funktionelle og lette at gå til. De trækker jo også på meget af den brugervenlighed som man kender fra Microsofts produkter. Dog mener nogle at der mangler skabeloner til OpenOffice, herunder i særdeleshed præsentationsprogrammet. Men der er rige muligheder for at hente supplerende skabeloner på OpenOffices hjemmeside.

Der er flere programmer i Kontorpakken, men dette er de mest anvendte, men OpenOffice tæller også et databaseprogram ved navnet Base (som pendant til Access) og Math som man kan lave avancerede matematiske formler med.

Sammenfatning

Som kontorprogram er det særdeles brugbart. Brugervenligheden er helt i top, og hvis man kender Microsoft Office, så vil man hurtig lære at navigere rundt i dette landskab. OpenOffice kan også åbne alle Microsoft Offices filformater såsom .doc .xls .ppt m.fl. Desværre har Microsoft ikke valgt samme åbne tilgang, således at man kan åbne OpenOffice-filer i Microsoft Offices kontorpakke, men det kan være at de ser lyset i den nye Office12, som er lige om hjørnet.

En anden god ting ved OpenOffice udspringer af, at man kan bruge det til flere platforme. Nemlig at en Linuxbruger har nemt ved at udveksle dokumenter med en Mac bruger og en Windows bruger. Det vil sige man kan tale sammen, selvom man kommer fra forskellige lande…hvis jeg skal blive i metaforen.

Jeg har med vilje ikke berørt de specifikke funktioner i OpenOffice, da det ville udmønte sig i en længere historie, som vil forskyde diskussionen fra det faktum, at man som almindelig kontorprogramsbruger er rigtig godt tjent med OpenOffice.

Så der er intet der stopper dig fra at hente den ca. 100 MB. Store fil på http://da.openoffice.org/ og komme i gang med at bruge et fantastisk kontorprogram.

Alt i alt så synes det underligt, at en kontorpakke som OpenOffice ikke nyder større udbredelse på skoler, blandt studerende og andre lavindkomst grupper. Microsoft gør selvfølgelig deres til at indføre standarder på skolerne og blandt de studerende. Men hvorfor betale noget for en Officepakke, når man kan få noget der er ligeså godt gratis. Det er klart at der er problemer i og med at vi ikke kan sende OpenOffice filer til Microsoft-brugere, men er det OpenOffices skyld? Det er dog heller ikke kun lavindkomstgrupper, som kan nyde godt af dette dejlige produkt.

Det er kun vanen og dovenskab, der gør at jeg stadig af og til anvender Microsofts produkter. Jeg synes dog ikke at Microsofts Officepakke er dårlig, den er bare lige så god som OpenOffices og dyr.